Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a następnie dobierać rozwiązania techniczne oraz program Inaczej planuje się kameralne spotkanie pracowników, dlatego rozpoczynanie od przypadkowej listy usług rzadko jest najlepszym punktem wyjścia. Uporządkowany brief ogranicza liczbę przypadkowych zmian w późniejszych etapach a osoba odpowiedzialna za event może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Dobry piknik zaczyna się od właściwych pytań
Pierwszą pokusą podczas planowania bywa wybieranie najbardziej efektownych punktów programu, choć bardziej praktyczne okazuje się określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Jeśli znaczną część gości stanowią całe rodziny, program powinien dawać możliwość równoległego korzystania z kilku stref. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć aktywności zespołowe. Celem nie powinno być wykorzystaniu jak największej liczby dostępnych możliwości, lecz na takim ułożeniu aktywności, aby nie konkurowały ze sobą o uwagę.
Warto także ustalić ramy czasowe wydarzenia, możliwości parkingowe oraz oczekiwany poziom swobody programu. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Jeśli brief jest aktualizowany dopiero tuż przed wydarzeniem, łatwo o niepotrzebne poprawki, dodatkowe koszty i problemy logistyczne.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Ładna przestrzeń plenerowa nie musi automatycznie spełniać wymagań wydarzenia. Przed wyborem miejsca trzeba ocenić możliwości wjazdu samochodów dostawczych, a także zaplecza sanitarnego. Braki infrastrukturalne można uzupełnić, ale powinny być uwzględnione już podczas kalkulacji Trzeba przewidzieć też oddzielenie aktywności wymagających większej przestrzeni od części wypoczynkowej.
Funkcjonalny układ pikniku powinien łączyć strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Niektóre elementy wymagają odpowiedniej powierzchni, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy obsługa może sprawnie realizować swoje zadania.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
Kiedy brief jest już wstępnie uporządkowany osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a następnie porównuje kilka propozycji. Samo zestawienie cen mówi niewiele, jeśli nie uwzględnia łącznej kwoty bez analizy jej zakresu. Trzeba sprawdzić, jakie elementy są rzeczywiście zawarte w wycenie takie jak lokalizacja i infrastruktura, wyposażenie czy zaplecze sanitarne. Koszt końcowy zależy nie tylko od ceny podstawowej, ale także od elementów pozostających po stronie zamawiającego.
Im bardziej rozbudowany piknik, tym większego znaczenia nabiera podział odpowiedzialności. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o niejasności dotyczące zasilania i zaplecza. Im większa impreza, tym mniej miejsca pozostaje na improwizację dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Wydarzenie plenerowe zawsze jest częściowo zależne od warunków, których nie da się kontrolować. Dlatego plan awaryjny nie jest elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz zabezpieczeniem ciągłości wydarzenia. Organizator powinien wiedzieć, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także które aktywności można zastąpić innymi.
Praktyczne zabezpieczenie wydarzenia uwzględnia ponadto problem techniczny. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Przydatne okazuje się posiadanie aktualnego harmonogramu montażu i programu. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Udane wydarzenie nie wynika automatycznie z liczby zamówionych elementów. Największe znaczenie mają dopasowanie programu do uczestników, czytelna odpowiedzialność i przemyślany plan awaryjny. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a zespół organizacyjny może skupić się na przebiegu programu.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Tekst Sponsorowany+